Adresse du client, code du portail, période où la maison est vide, photos du jardin : une entreprise d’entretien manipule chaque jour des informations qu’un cambrioleur aimerait beaucoup avoir. Le RGPD dans une entreprise de jardinage n’est donc pas qu’une affaire de juristes. Ce guide présente les obligations concrètes qui s’appliquent en principe à une petite structure, et les gestes simples pour s’y conformer.
Le RGPD s’applique aussi à une petite entreprise de jardinage
Le règlement ne fait pas d’exception pour les petites entreprises : dès que vous enregistrez le nom, l’adresse ou le téléphone d’un client particulier, vous traitez des données personnelles. Les coordonnées de vos interlocuteurs chez un syndic ou une entreprise en sont aussi. Un jardinier seul avec un carnet et un tableur est concerné au même titre qu’une PME de vingt salariés. Passer à un logiciel paysagiste en ligne ne vous décharge pas de cette responsabilité, même si l’hébergement et la sécurité technique reposent alors en partie sur l’éditeur.
La bonne nouvelle, c’est que les obligations se ramènent à quelques principes de bon sens : ne collecter que ce qui sert, le dire aux clients, ne pas tout garder indéfiniment, protéger l’accès et répondre aux demandes.
Données clients d’un jardinier : ce que vous collectez vraiment
| Donnée | Pourquoi vous en avez besoin | Point d’attention |
|---|---|---|
| Nom, adresse, téléphone, e-mail | Devis, factures, prise de rendez-vous | Une seule fiche à jour, pas trois copies |
| Codes de portail et d’alarme | Intervenir en l’absence du client | Donnée la plus sensible du fichier |
| Périodes d’absence | Organiser les passages | Associée à l’adresse, elle indique quand la maison est vide |
| Photos du jardin | Compte rendu, preuve, suivi | Éviter les personnes et la façade reconnaissable |
| Paiements, CESU, attestation fiscale | Facturation, services à la personne | Accès réservé à qui en a besoin |
| Planning et congés des salariés | Organisation des équipes | Les salariés aussi ont des droits sur leurs données |
Une question simple aide à trier : cette information me sert-elle à faire le travail ou à le facturer ? Si la réponse est non, elle n’a pas sa place dans le fichier.
Les obligations RGPD d’une entreprise de jardinage, point par point
- Tenir un registre des traitements. La dispense prévue pour les entreprises de moins de 250 salariés ne joue pas pour les traitements réguliers ; or la gestion des clients en est un. La CNIL propose un modèle de registre simple, adapté aux petites structures.
- Informer vos clients de l’usage de leurs données : quelques lignes sur le devis, le contrat ou votre site suffisent souvent.
- Fixer des durées de conservation et les appliquer réellement.
- Sécuriser l’accès aux données, notamment aux codes d’accès.
- Encadrer vos prestataires qui accèdent aux données, comme l’éditeur de votre logiciel, par des engagements écrits.
- Répondre aux demandes des personnes : accès, rectification, effacement, opposition à la prospection.
- Réagir en cas de fuite : si une violation de données présente un risque pour les personnes, elle doit en principe être notifiée à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures.
Durée de conservation des données clients
Garder « au cas où » le fichier de tous les clients depuis la création de l’entreprise est la dérive la plus courante. Les repères ci-dessous reprennent les recommandations de la CNIL et les obligations comptables ; vérifiez leur application à votre cas sur cnil.fr ou avec votre expert-comptable.
| Données | Repère de conservation |
|---|---|
| Clients, pour la relation commerciale et la prospection | Pendant la relation, puis trois ans après sa fin |
| Prospects qui n’ont jamais commandé | Trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant d’eux |
| Factures et pièces comptables | Dix ans, au titre du Code de commerce |
| Codes d’accès d’un client | Bonne pratique : les supprimer dès la fin de la prestation |
Au terme de la durée retenue, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf celles que vous devez garder pour une obligation légale. Cela vaut aussi pour les photos avant après de vos chantiers rattachées à un client.
Droit d’accès d’un client : répondre dans les délais
Un client, ou un ancien client, peut vous demander quelles données vous détenez sur lui. Le cas reste rare dans le métier, mais il arrive, souvent à l’occasion d’un litige. Voici comment procéder.
Vérifier qu'il s'agit bien de la personne
Sans exiger de pièces disproportionnées : une demande venant de l’adresse e-mail connue suffit souvent.
Rassembler toutes les données
Fiche client, jardins, devis, factures, comptes rendus, photos, mais aussi les e-mails et les notes éparpillées.
Répondre dans le mois
Le délai de principe est d’un mois à compter de la réception. Il peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, à condition d’en informer la personne dans le premier mois.
Une demande d’effacement trouve ses limites dans vos obligations : vous ne pouvez pas, en principe, supprimer des factures que la loi vous impose de conserver. Expliquez-le simplement au client.
Sécuriser les codes d’accès des clients
C’est le point où le RGPD rejoint la confiance du client. Un code de portail qui circule dans un groupe de messagerie, noté sur une feuille de route oubliée sur le tableau de bord du fourgon, ou copié dans un tableur partagé, est un risque réel.
- Ne jamais envoyer un code en clair par SMS ou messagerie, et ne pas l’associer à l’adresse et aux dates d’absence dans un même message.
- Limiter l’accès aux seules personnes qui interviennent sur le jardin.
- Verrouiller les téléphones professionnels par un code ou une empreinte.
- Au départ d’un salarié, retirer ses accès et, si besoin, conseiller au client de changer son code.
Les outils RGPD intégrés à Jardilys
Un logiciel ne rend pas conforme à lui seul, mais il évite de tout faire à la main. Jardilys intègre l’export des données d’un client, utile pour répondre à une demande d’accès, l’anonymisation, le paramétrage des durées de conservation et un journal des demandes qui garde la trace de ce qui a été demandé et répondu.
Côté sécurité, la connexion peut être protégée par une double authentification, et sept rôles (dirigeant, commercial, comptable, planning, jardinier, magasinier, lecteur) limitent ce que chacun voit. Les codes de portail et d’alarme enregistrés dans la fiche jardin sont chiffrés et ne s’affichent au jardinier que le jour de son passage. L’ensemble de ces protections est décrit sur la page sécurité et RGPD de Jardilys.
Un fichier propre se construit dès le départ : la page logiciel de fichier clients pour paysagiste montre comment clients, jardins et historique sont organisés. Si vous quittez un tableur ou un carnet, le guide pour digitaliser son entreprise de jardinage explique comment trier les données avant de les reprendre, et nos autres guides de gestion pour le paysage traitent des devis, des contrats et de la facturation.
Questions fréquentes
Une entreprise de jardinage de deux personnes doit-elle tenir un registre RGPD ?
En principe, oui. La dispense prévue pour les structures de moins de 250 salariés ne s’applique pas aux traitements réguliers, et la gestion des clients en fait partie. Le registre n’a rien d’un document lourd : la CNIL met à disposition un modèle simple, pensé pour les petites structures, qu’il suffit ensuite de tenir à jour.
Combien de temps garder les données d'un ancien client ?
Selon les recommandations de la CNIL, les données utilisées pour la relation commerciale et la prospection peuvent être gardées trois ans après la fin de la relation. Les factures et pièces comptables, elles, se conservent dix ans. Fixez votre règle par écrit, appliquez-la chaque année et faites-la valider par votre expert-comptable.
Un client peut-il exiger la suppression de ses factures ?
En principe, non : les factures font partie des pièces que la loi impose de conserver. Vous pouvez en revanche supprimer ou anonymiser ce qui n’est plus nécessaire, comme ses codes d’accès, ses photos ou ses coordonnées utilisées pour la prospection. Expliquez-lui ce que vous gardez et pourquoi.
Peut-on envoyer le code du portail au jardinier par SMS ?
C’est déconseillé : le message reste dans le téléphone, peut être transféré et associe souvent le code à l’adresse. Mieux vaut un outil où le code est protégé et ne s’affiche qu’à la personne qui intervient, au moment où elle en a besoin.
Des données clients protégées, sans paperasse
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