Lundi matin, trois équipes, quarante-cinq passages prévus dans la semaine, et une pluie annoncée pour mercredi. Dans une société d’entretien, tout se joue sur la répétition : les mêmes jardins, chaque semaine ou chaque mois, sur toute la saison. Un logiciel pour entreprise d’entretien de jardin doit faire tourner cette mécanique sans vous : contrats, passages, tournées, équipes et factures de fin de mois.
Ce qui distingue la gestion d’une entreprise d’entretien d’espaces verts
Une entreprise de création vit au rythme de ses chantiers. Une entreprise d’entretien vit au rythme de ses contrats. Le chiffre d’affaires est récurrent, les montants unitaires sont modestes, et la marge se gagne ou se perd sur des détails : un passage oublié, un passage fait deux fois, un trajet mal placé, une facture de forfait qui ne part pas.
Les difficultés sont toujours les mêmes, d’une entreprise à l’autre :
- savoir à tout moment quels passages sont dus à quel client ;
- replanifier quand il pleut, sans perdre de jardins en route ;
- facturer chaque mois des dizaines de contrats, sans oubli ni doublon ;
- savoir quels contrats rapportent vraiment, une fois les heures et les kilomètres comptés.
Contrats de tonte et de taille sur la saison
Tout part du contrat. Dans Jardilys, un contrat d’entretien porte sa saison, par exemple d’avril à octobre, la fréquence des passages et les prestations incluses à chaque visite : tonte, bordures, taille des haies deux fois par an, ramassage des feuilles en fin de saison, évacuation des déchets verts. Un même contrat peut couvrir plusieurs jardins, ce qui est courant avec un syndic ou un bailleur. Ce point fait partie des critères à vérifier avant de retenir un logiciel de contrats d’espaces verts, surtout si vous travaillez pour des syndics.
Les passages se planifient automatiquement sur toute la saison. Un passage qui tombe un week-end ou un jour férié est reporté. La reconduction est automatique, la révision annuelle des prix s’applique au renouvellement, et une alerte vous prévient avant l’échéance pour renégocier à temps.
Contrats d'entretien
Vos contrats d'entretien tournent sur toute la saison
Chaque contrat montre ce qu’il rapporte : montant facturé, heures passées, marge. Vous repérez le jardin sous-évalué avant de le reconduire au même prix.
- Plusieurs jardins par contrat, prestations incluses à chaque passage.
- Reconduction automatique et révision annuelle des prix.
- Alerte avant échéance.
Le fonctionnement complet est détaillé sur la page logiciel de contrat d’entretien de jardin, et la méthode de révision dans le guide sur la révision de prix d’un contrat d’entretien.
Le planning d’entretien de jardins, semaine après semaine
Les passages générés par les contrats tombent dans le planning. Vous le consultez par jour, par semaine ou par mois, par jardinier ou par équipe. Un glisser-déposer suffit pour déplacer un passage ; Jardilys signale les conflits et tient compte des congés.
Les équipes et les véhicules sont affectés aux interventions. Vous savez quel fourgon part avec quelle équipe, et qui est disponible le jeudi où deux jardiniers sont en congé.
Quand il pleut : le report groupé
C’est le moment que redoutent tous les responsables de planning. Une journée de pluie, c’est une douzaine de passages à replacer, et autant de clients à prévenir. Jardilys permet de reporter en un geste tous les passages d’une journée, avec notification des clients concernés. Il reste à vérifier la semaine suivante, pas à tout refaire à la main.
Des tournées qui tiennent la route
Sur une semaine d’entretien, le temps de trajet pèse lourd. Les tournées s’affichent sur une carte et l’ordre de passage est optimisé en respectant les créneaux des clients : la cliente qui veut être présente le mardi après-midi, la copropriété où l’on ne tond pas avant neuf heures.
Le coût de chaque tournée est calculé : kilomètres et main-d’œuvre. Pour approfondir, consultez la page logiciel d’optimisation de tournées.
Les équipes sur le terrain avec l’Espace jardinier
Chaque jardinier retrouve sur son téléphone « Ma journée » : ses interventions dans l’ordre de la tournée, la carte et l’itinéraire vers chaque jardin. Sur place, il ouvre la fiche d’intervention, coche les tâches, note les fournitures utilisées, prend des photos avant, pendant et après, et fait signer le client au doigt s’il est présent. Le compte rendu PDF part automatiquement.
Au fond d’un grand terrain ou dans un village mal couvert, l’application fonctionne sans réseau et se synchronise au retour de la connexion ; seuls la carte et l’itinéraire demandent une connexion. Les codes d’accès du portail, chiffrés, ne s’affichent au jardinier que le jour de son passage. Le détail est sur la page Espace jardinier.
La facturation récurrente d’un logiciel d’entretien de jardin
La fin du mois est souvent le point noir d’une société d’entretien. Avec Jardilys, les contrats se facturent automatiquement, selon le mode prévu au contrat :
| Mode de facturation | Adapté à |
|---|---|
| Forfait mensuel | Particuliers sous contrat à l’année, mensualités lissées |
| Forfait trimestriel ou annuel | Syndics, entreprises, bailleurs |
| Au passage effectué | Contrats à fréquence variable, tontes « à la pousse » |
Quand la facturation se fait au passage, seuls les passages réellement effectués sont facturés, et jamais deux fois. Les relances partent automatiquement, le suivi du recouvrement montre le reste à encaisser, et un lien de paiement en ligne par carte peut accompagner chaque facture. Les factures sont produites au format Factur-X, prêtes pour l’obligation de facturation électronique. Voir la page logiciel de facturation pour société de jardinage.
Prenons un exemple, à titre d’illustration : une entreprise de trois équipes qui suit soixante-dix contrats. Sans outil, la fin de mois consiste à reprendre l’agenda, compter les passages, refaire les factures une à une. Avec des contrats qui portent leur mode de facturation, le travail se limite à contrôler la liste avant l’envoi.
Vous faites aussi de la création ? La page logiciel paysagiste présente la partie chantiers, et la page métiers l’ensemble des activités couvertes.
Questions fréquentes
Quel logiciel d'entretien de jardin choisir pour une petite équipe ?
Cherchez un outil qui part du contrat : saison, fréquence, prestations incluses, puis passages planifiés et facturés automatiquement. Vérifiez qu’il gère les reports en cas de pluie, que les jardiniers ont une application utilisable sans réseau, et que la facturation se fait au forfait ou au passage sans doublon. Demandez une démonstration sur vos propres contrats.
Comment planifier les passages d'entretien sur toute la saison ?
Dans Jardilys, vous fixez la saison et la fréquence dans le contrat : les passages se planifient automatiquement, les passages tombant un week-end ou un jour férié sont reportés. Ils apparaissent ensuite dans le planning par jardinier ou par équipe, où vous les déplacez au glisser-déposer. En cas d’intempéries, un report groupé replace une journée entière.
Comment facturer un contrat d'entretien au passage sans erreur ?
Il faut que chaque passage soit clôturé sur le terrain, puis facturé à partir de cette information. Dans Jardilys, le jardinier renseigne son intervention dans l’Espace jardinier, et la facturation au passage reprend uniquement les passages réellement effectués, sans jamais les facturer deux fois. Vous contrôlez la liste en fin de mois avant l’envoi.
Peut-on savoir si un contrat d'entretien est rentable ?
Oui. Chaque contrat affiche le montant facturé, les heures passées et la marge. Vous voyez rapidement le jardin dont la tonte prend deux fois plus de temps que prévu, ou le contrat dont le prix n’a pas suivi. L’alerte avant échéance vous laisse le temps de revoir le tarif avant la reconduction.
Faites tourner vos contrats de la saison prochaine
Nous reprenons quelques-uns de vos contrats en démonstration : passages, tournées et factures du mois.