La haie est taillée depuis cinq semaines, la facture est partie, et toujours rien sur le compte. Le soir, après la journée de terrain, l’envie de décrocher le téléphone est faible. Pourtant, relancer une facture impayée tôt et avec méthode est ce qui fait la différence entre un retard de quelques jours et une créance perdue. Ce guide vous donne un calendrier, des formulations prêtes à adapter et les règles qui distinguent un client particulier d’un client professionnel.
Avant de relancer : vérifier trois choses
Une bonne part des factures en retard ne sont pas des refus de payer. La facture est arrivée dans les indésirables, le client attend un document, ou il n’est pas content d’un passage et ne l’a pas dit. Avant la première relance, vérifiez :
- que la facture est juste : bon client, bonne adresse, bon montant, échéance lisible ;
- qu’elle a bien été reçue, par le bon interlocuteur (chez un syndic ou une entreprise, c’est souvent la comptabilité, pas la personne qui vous a commandé les travaux) ;
- qu’aucun litige n’est ouvert : réclamation sur une tonte, massif mal désherbé, déchets verts laissés sur place.
Un coup de fil de deux minutes règle souvent les trois questions d’un coup. Et s’il y a un litige, mieux vaut le traiter tout de suite que de l’entendre au troisième rappel.
Le calendrier de relance, de l’échéance à la mise en demeure
Le calendrier ci-dessous est une base de travail, pas une règle : adaptez les délais à votre clientèle et à vos conditions de paiement.
| Moment | Action | Canal |
|---|---|---|
| Quelques jours avant l’échéance | Rappel courtois, facultatif, pour les gros montants | |
| 2 à 3 jours après l’échéance | Première relance : simple oubli supposé | E-mail avec la facture jointe |
| Environ 10 jours après | Deuxième relance, plus directe | Téléphone, puis e-mail de confirmation |
| Environ 20 à 30 jours après | Troisième relance ferme, rappel des pénalités prévues | E-mail et courrier |
| Ensuite | Mise en demeure | Lettre recommandée avec accusé de réception |
L’essentiel est la régularité. Un client qui reçoit une relance à date fixe comprend vite que vous suivez vos encaissements. Un client relancé une fois en mars, puis en juin, comprend l’inverse.
Modèle de relance de facture client, étape par étape
Voici trois formulations à adapter. Le registre monte d’un cran à chaque étape, sans jamais devenir agressif : vous voulez être payé, et souvent garder le client pour la saison suivante.
Première relance : l’oubli
« Bonjour Madame, sauf erreur de notre part, la facture n° F-2026-214 du 12 septembre, d’un montant de 380 € TTC, correspondant à la taille de vos haies, n’a pas encore été réglée. Vous la trouverez ci-jointe. Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. »
Deuxième relance : la demande de date
« Bonjour Madame, nous revenons vers vous au sujet de la facture n° F-2026-214, échue depuis le 12 octobre et restée sans règlement malgré notre précédent message. Pouvez-vous nous indiquer la date à laquelle le paiement sera effectué ? Nous restons à votre disposition si un point de la prestation pose question. »
Troisième relance : le rappel des conditions
« Malgré nos relances, la facture n° F-2026-214 reste impayée. Nous vous demandons de procéder à son règlement sous huit jours. À défaut, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure et d’appliquer les pénalités prévues à nos conditions générales. »
Les montants, dates et numéros de ces modèles sont fictifs. Gardez une trace de chaque relance : date, canal, réponse obtenue. Elle vous servira si le dossier va plus loin.
Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 euros : particulier ou professionnel
Les règles ne sont pas les mêmes selon que votre client est une entreprise, un syndic, une collectivité ou un particulier.
Client professionnel
Entre professionnels, les pénalités de retard sur facture sont en principe dues dès le lendemain de la date d’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire. Leur taux figure dans vos conditions générales ; il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. S’y ajoute l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, due une fois par facture payée en retard. Ces deux mentions doivent figurer sur vos factures entre professionnels : si elles manquent, réclamer les pénalités devient beaucoup plus délicat. Les échéances elles-mêmes sont expliquées dans notre guide sur les délais de paiement d’une facture.
Client particulier
Avec un particulier, l’indemnité forfaitaire de 40 € ne s’applique pas : elle est réservée aux relations entre professionnels. Des intérêts de retard au taux légal peuvent en principe être demandés, généralement à compter de la mise en demeure. En pratique, la relance amiable reste le levier le plus efficace : un client particulier règle souvent dès qu’on lui parle directement.
De la relance amiable à la mise en demeure
Quand la relance amiable puis la mise en demeure se suivent, la seconde marque un changement de nature : c’est un acte formel qui constate le retard et fixe un dernier délai. Elle part en lettre recommandée avec accusé de réception et indique au minimum :
- la référence de la facture, sa date, son montant et la prestation concernée ;
- le rappel des relances déjà envoyées ;
- un délai précis pour payer ;
- les suites envisagées à défaut de paiement.
Si la mise en demeure reste sans effet, plusieurs voies existent, de la procédure d’injonction de payer au recours à un commissaire de justice. Le choix dépend du montant et du client : parlez-en à votre conseil avant de vous lancer. Pour un contrat d’entretien, vérifiez aussi ce que prévoient vos conditions en cas d’impayé avant de suspendre les passages ; notre guide du contrat d’entretien de jardin aborde ces clauses.
Les erreurs qui retardent le paiement
- Attendre la fin de saison pour faire le tour des impayés.
- Relancer sous le coup de l’agacement, avec un message que vous regretterez.
- Oublier de joindre la facture : le client doit pouvoir payer dans la minute.
- Ne proposer qu’un seul moyen de paiement.
- Continuer à intervenir chez un client qui accumule les retards sans lui en parler.
Avec Jardilys
Les relances partent sans que vous y pensiez
Dans Jardilys, les relances automatiques partent sans que vous ayez à tenir un agenda des échéances. Le suivi du recouvrement montre les factures en retard et le reste à encaisser : vous voyez d’un coup d’œil qui doit quoi, et depuis quand.
Chaque facture peut être accompagnée d’un lien de paiement en ligne par carte : le client peut régler en quelques clics, sans chercher votre RIB. Le détail de cette fonction se trouve sur la page consacrée à la relance automatique des factures impayées.
Voir la facturation
Pour éviter d’en arriver là, soignez aussi la rédaction de vos devis : notre guide des mentions obligatoires d’un devis de jardinage vous y aide. Des conditions de paiement claires, posées dès le devis puis reprises sur la facture, restent la meilleure prévention : les guides pratiques pour entreprises du paysage détaillent aussi les acomptes et les situations, qui réduisent le montant exposé au risque d’impayé.
Questions fréquentes sur la relance d’une facture impayée
Combien de relances avant une mise en demeure ?
Aucun nombre n’est imposé. En pratique, deux ou trois relances amiables espacées d’une dizaine de jours suffisent à distinguer l’oubli du refus. Au-delà, multiplier les rappels affaiblit votre position. Passez alors à la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, qui fixe un dernier délai et ouvre la voie aux démarches suivantes.
Peut-on réclamer l'indemnité de 40 € à un particulier ?
Non. L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement concerne les factures entre professionnels. Avec un client particulier, vous pouvez en principe demander des intérêts de retard au taux légal, généralement à compter de la mise en demeure. Pour un syndic de copropriété ou une association, vérifiez la qualité exacte du client avec votre conseil.
Faut-il envoyer une relance pour faire courir les pénalités de retard ?
Entre professionnels, non en principe : les pénalités courent dès le lendemain de la date d’échéance, sans rappel préalable, à condition que leur taux figure dans vos conditions générales et sur la facture. Les relances restent utiles pour obtenir le paiement, mais elles ne conditionnent pas les pénalités elles-mêmes.
Quel est le bon moment pour la première relance ?
Deux ou trois jours après l’échéance est un bon repère : assez tôt pour que le client se souvienne de la prestation, assez tard pour laisser passer un virement en cours. Pour les gros montants, un rappel courtois quelques jours avant l’échéance évite souvent la relance elle-même.
Des relances qui partent toutes seules
Une démonstration en visio : relances automatiques, reste à encaisser et lien de paiement par carte.