Lundi, 7 h 30 : l’équipe part planter une haie de photinias et s’aperçoit sur place qu’il manque le paillage et la moitié des tuteurs. Un aller-retour au négoce, une heure de perdue, et des fournitures achetées en urgence que personne ne pensera à imputer au chantier. Un logiciel de gestion de stock pour paysagiste sert d’abord à éviter ce genre de matinée : savoir ce que vous avez, au dépôt et dans chaque camion, et ce qui a été réellement utilisé.
Pourquoi un stock mal suivi coûte cher à une entreprise du paysage
Dans une entreprise de jardinage, le stock ne ressemble pas à celui d’un magasin. Il est éparpillé : quelques palettes de terreau au dépôt, des sacs de gazon de regarnissage dans un coin de l’abri, des bobines de fil de débroussailleuse et des raccords d’arrosage dans chaque fourgon. Personne n’a le temps de compter, et c’est précisément là que l’argent fuit.
Les pertes ne viennent presque jamais d’un vol ou d’une grosse erreur. Elles viennent de petites choses répétées :
- des fournitures posées chez un client sous contrat et jamais facturées, parce qu’elles n’étaient pas prévues dans le forfait ;
- des achats faits en urgence au prix fort, faute d’avoir vu que le dépôt était vide ;
- un chantier de création qui paraît rentable sur le papier, parce que les achats complémentaires n’y ont jamais été rattachés ;
- des doublons : deux commandes de goutteurs passées la même semaine par deux personnes différentes.
Pris un par un, ces écarts semblent anodins. Sur une saison d’avril à octobre, ils pèsent sur la marge de manière très concrète.
Des achats fournisseurs reliés à vos chantiers
Pépinière, négoce de matériaux, grossiste en arrosage, fournisseur de bordures et de dalles : un paysagiste achète beaucoup, auprès de beaucoup d’interlocuteurs. Dans Jardilys, les achats fournisseurs du paysagiste sont enregistrés au même endroit que les devis et les chantiers. Un achat destiné à une création est rattaché au chantier concerné ; il vient alors s’ajouter à ce que le chantier a réellement coûté, à côté de la main-d’œuvre.
L’intérêt est simple : quand vous regardez la rentabilité d’un chantier, vous comparez le budget issu du devis à ce qui a été engagé, sans oublier les trois sacs de terre végétale achetés en dernière minute. Le détail de cette comparaison est expliqué sur la page consacrée au suivi de chantier paysagiste.
Réception de commande pépinière : contrôler avant de ranger
La livraison d’une pépinière arrive souvent en votre absence, déposée au dépôt ou directement sur le chantier. C’est le moment de vérifier : nombre de sujets, variétés, taille des conteneurs, état des mottes. Une réception sérieuse prend dix minutes et évite de découvrir un mois plus tard qu’il manquait deux arbustes. Dans Jardilys, la réception est enregistrée à la suite de l’achat : le stock reflète ce qui est entré, et non ce qui avait été commandé. Si la livraison est incomplète ou abîmée, notez-le tout de suite sur le bon du transporteur ; c’est votre meilleur argument auprès du fournisseur.
Stock du dépôt, stock véhicule jardinier : savoir ce qui roule
Le stock véhicule du jardinier est souvent celui qui pose le plus de problèmes. Chaque équipe charge son camion à sa façon, se sert au dépôt sans rien noter et découvre le manque au moment de s’en servir. Jardilys suit le stock de l’entreprise et, à part, le stock de chaque véhicule : vous savez ce qui est au dépôt et ce qui roule.
Inutile de tout suivre. Concentrez-vous sur les articles qui coûtent cher, qui manquent souvent ou qui se refacturent. Voici un exemple de répartition, à adapter à votre activité :
| Article | Au dépôt | Dans chaque camion |
|---|---|---|
| Terreau, paillage, terre végétale | Palettes et big-bags | Quelques sacs pour les retouches |
| Fil de débroussailleuse | Bobines de réserve | Une bobine entamée |
| Goutteurs, raccords, colliers d’arrosage | Cartons complets | Une boîte de dépannage |
| Engrais et amendements | Sacs fermés | Selon les passages du jour |
| Tuteurs, liens, protections de tronc | Bottes de réserve | Pour les plantations prévues |
Prenons une entreprise de deux équipes et deux fourgons. Le vendredi après-midi, chaque chef d’équipe jette un œil au stock de son véhicule et prépare ce qu’il lui faut pour les interventions de la semaine suivante. Le magasinier, ou le dirigeant lui-même dans une petite structure, voit ce qui sort du dépôt et anticipe la prochaine commande. Ce rituel de quinze minutes remplace beaucoup d’allers-retours.
Les fournitures utilisées sur intervention, saisies sur place
Le jardinier qui remplace un programmateur d’arrosage ou qui ajoute deux sacs de paillage dans un massif ne retiendra pas ce détail jusqu’au soir. Dans l’application mobile du jardinier, la fiche d’intervention comporte une rubrique pour les fournitures utilisées sur l’intervention : il les indique avant de partir, au même moment que les photos et les tâches cochées. Pas de réseau au fond du jardin ? La saisie est conservée sur le téléphone et se synchronise au retour de la connexion.
Au bureau, ces fournitures sont rattachées à l’intervention, donc au jardin et au client. Vous voyez ce qui a été consommé chez qui, et vous décidez en connaissance de cause : inclus dans le contrat, ou à facturer en plus. Pour aller plus loin sur le déroulé d’un passage, voyez la page sur la gestion des interventions.
Ce que le suivi de stock change pour votre marge
Le stock n’est pas une fin en soi : il sert à connaître le vrai coût de ce que vous vendez. Dans Jardilys, chaque ligne de devis porte un coût d’achat et une marge, visibles avant l’envoi. Les achats rattachés aux chantiers permettent ensuite de vérifier que la réalité suit le devis.
Un exemple, avec des hypothèses posées pour l’illustration : un devis de création prévoit 900 € HT de végétaux et de fournitures au coût d’achat. En fin de chantier, les achats rattachés atteignent 1 080 € HT, à cause d’un complément de terre végétale et de quatre arbustes remplacés. Sans suivi, vous auriez cru avoir dégagé la marge prévue ; avec le suivi, vous savez que ce poste a coûté 20 % de plus, et vous pouvez ajuster la composition de cette prestation dans votre chiffrage pour les prochains devis. Le calcul de la marge elle-même est détaillé dans le guide pour calculer sa marge de paysagiste.
Mettre en place un logiciel de gestion de stock sans y passer l’hiver
La tentation est de vouloir tout inventorier, jusqu’à la dernière vis. C’est le meilleur moyen d’abandonner en mars. Mieux vaut démarrer petit, pendant la période creuse, et élargir ensuite.
Choisir une vingtaine d'articles
Ceux qui coûtent cher, manquent souvent ou se refacturent : terreau, paillage, arrosage, engrais, végétaux en attente de plantation.
Faire l'inventaire de départ
Un samedi de décembre ou de janvier suffit pour le dépôt et les camions, quand l’activité est calme.
Désigner qui réceptionne
Une seule personne valide les livraisons : le rôle de magasinier existe pour cela dans Jardilys.
Prendre l'habitude terrain
Les jardiniers saisissent leurs fournitures sur l’intervention dès la première semaine, avant que de mauvaises habitudes ne s’installent.
Les fonctions de stock et d’achats sont présentées en détail sur la page chantiers et stocks, et l’ensemble des outils de la rubrique sur la page logiciels pour jardiniers et paysagistes.
Questions fréquentes sur le stock d’un paysagiste
Faut-il un logiciel de gestion de stock quand on est un petit paysagiste ?
Pas forcément un outil à part. Pour une entreprise de quelques personnes, l’intérêt est d’avoir le stock dans le même logiciel que les devis, les chantiers et les interventions. Vous suivez une vingtaine d’articles qui comptent, le stock de chaque camion, et vous rattachez les achats aux chantiers. Le reste n’a pas besoin d’être compté.
Comment suivre le stock dans le véhicule d'un jardinier ?
Jardilys tient un stock par véhicule, distinct de celui du dépôt. Le jardinier indique les fournitures utilisées sur la fiche d’intervention, depuis son téléphone, même sans réseau. Un contrôle rapide du camion chaque fin de semaine permet ensuite de préparer le chargement des interventions suivantes et d’anticiper les commandes.
Comment rattacher un achat fournisseur à un chantier ?
L’achat est enregistré dans Jardilys et associé au chantier auquel il est destiné. Il s’ajoute alors aux coûts réels du chantier, que vous comparez au budget issu du devis. C’est ce qui permet de voir, en fin de chantier, si la marge prévue a été tenue ou si un poste de fournitures a dérapé.
Les fournitures posées chez un client sous contrat sont-elles facturées ?
C’est vous qui décidez. Les fournitures saisies par le jardinier sont rattachées à l’intervention, donc au jardin et au client. Si elles sont comprises dans le contrat d’entretien, rien ne change ; si elles ne le sont pas, vous les voyez et pouvez les ajouter à la prochaine facture au lieu de les oublier.
Voyez le stock de vos camions dans Jardilys
En démonstration, nous suivons ensemble un achat, sa réception et les fournitures d'une intervention.